Sabemos muito bem que o dia a dia do gestor óptico não é fácil. São inúmeros detalhes que fazem toda a diferença num mercado cada vez mais competitivo.

Quanto ao cenário competitivo que enfrentamos atualmente, alguns aspectos são fundamentais para conquistar e fidelizar o cliente, entre eles a excelência no atendimento aliada a produtos e serviços com ótima relação custo x benefício.

Hoje, o mercado óptico brasileiro apresenta em curto espaço de tempo diversas novidades em produtos e serviços que exigem qualificação constante dos colaboradores e uma enorme responsabilidade em zelar pela saúde visual e, por consequência, o conforto e a estética dos consumidores finais. Não é à toa que o mercado óptico investe solidamente na sua infraestrutura de tecnologia.

Laboratórios e Óticas integrados

Com o avanço das tecnologias no setor de T.I., podendo destacar: fornecedores de equipamentos, softwares e expansão da internet no país. Tudo isso ajuda a criar um ambiente de desenvolvimento de novas soluções integradas que visam a simplificação de processos, redução de custos operacionais e melhoria significativa na logística dos serviços.

Veja agora uma diferença entre processos manuais e automatizados, que envolve as Óticas e os Laboratórios.

Processos Manuais Automatizados
Tirando as Medidas da armação Auxílio de equipamentos menos sofisticados, auxílio de caneta e régua Por meio de imagem fotográfica, o sistema pode tirar todas as medidas com maior precisão
Modelo da armação Tirar o desenho com uma caneta em formulário, ou passa a medida vertical, horizontal e diagonal maior Utilização de Traçador, que irá gerar um arquivo contendo os raios do modelo da armação
Gerenciamento do Receituário na Ótica Armazena cópia do receituário em papel Armazena cópia do receituário de forma digital/sistema de gerenciamento
Envio da Ordem de Serviço (O.S.) da Ótica para o Laboratório Fax, Telefone, E-mail, Skype, Moto boy. Sistema de Pedidos Web do Laboratório, Integração do sistema da Ótica com ERP do Laboratório (B2B). Envia também o arquivo gerado pelo Traçador
Recebimento da O.S. no Laboratório Transcreve em um formulário para posteriormente ser digitado no ERP Sistema ERP recebe o pedido eletronicamente, valida informações da O.S., e financeiras do cliente
Entrada da O.S. no sistema de Cálculo das Lentes Digitação da O.S. no sistema de Cálculo Sistema ERP envia eletronicamente todos os dados para o sistema de Cálculo
Sistema calcula as espessuras das lentes O usuário ajusta Base/Bloco, espessura, aplicação de prisma para otimizar a espessura Cálculo Automático, sem a interferência do usuário
Equipamentos no Laboratório Integração parcial ou nenhuma com o sistema de cálculo (LMS) Integração total com o sistema de cálculo (LMS)

Podemos destacar alguns fatores negativos com os processos manuais:

  • Várias pessoas envolvidas em um único processo de envio e captação do pedido da Ótica para o Laboratório;
  • Dependendo dos valores dos dados passados, é possível afetar na qualidade final dos óculos;
  • Demora no processo de confecção dos óculos;
  • Aumenta as chances de riscos de erros operacionais, dentre eles: erro na digitação do receituário e erros ao informar as medidas da armação;
  • Aumenta o risco de danificação ou extravio da armação, onde a mesma por muitas vezes tem que ser encaminhada ao Laboratório;
  • Aumento no prazo de entrega ao consumidor;
  • Falta de transparência: muitas vezes a Ótica tem dificuldade no acompanhamento do processo de fabricação das lentes no Laboratório;

Podemos destacar vários fatores positivos com os processos automatizados:

  • Maior agilidade no processo de fabricação dos Óculos;
  • Maior precisão dos dados técnicos, consequentemente maior qualidade na fabricação dos óculos;
  • Reduz o risco da perda das lentes durante o processo de fabricação, devido a informações incorretas;
  • Maior flexibilidade entre os horários de trabalho da Ótica e do Laboratório para o recebimento do pedido/O.S. Com a integração dos sistemas, a Ótica não fica restrita ao horário comercial do setor de atendimento do Laboratório;
  • O sistema ERP do Laboratório pode validar diversos tipos de erros que envolvem (receituário – lentes – armação), antes de iniciar o processo de produção;
  • Maior transparência das informações e do processo fabril, onde a Ótica pode acompanhar o Status de cada etapa (surfassagem, montagem, tratamento), via sistema da Loja ou sistema Web do Laboratório;
  • Redução do tempo logístico, não é necessário o envio da armação da Ótica para o Laboratório, e o mesmo pode dar início na produção de forma mais rápida e com maior precisão;
  • Permite reduzir no prazo de entrega dos óculos ao consumidor

Os processos automatizados também permitem que a óptica consiga gerar relatórios comerciais segmentados para estudo do mix de produto visando vendas de maior valor agregado ao cliente. Poderosas ferramentas de Business Intelligence (B.I) auxiliam a gerar um raio x completo do negócio, visando sua lucratividade e expansão.

Laboratórios e Óticas integrados

Com a apresentação do cenário acima, podemos concluir que os empresários do setor óptico decidiram escolher o processo automatizado como o mais eficiente para a gestão dos seus processos de venda. Como todos nós sabemos, automatização não significa necessariamente segurança, e esse aspecto tem preocupado muito os gestores atualmente.

Para focar num serviço excelente ao cliente, não basta manter seu cadastro atualizado, mas ampliar a gama dessas informações com seus costumes, preferências, medidas e históricos de compra. Quanto maior a importância desses dados, aumenta a preocupação com a segurança e a privacidade dessas informações.

Os recentes cyber-ataques que afetaram o mundo todo retomaram a discussão sobre um ambiente mais seguro quanto a segurança da informação, informação essa que vai do cadastro do seu cliente até seus dados financeiros, comerciais e estratégicos. Precisamos nos proteger contra hackers que sequestram bancos de dados em troca de resgate.

Cyber ataques

Não basta tanta tecnologia se a segurança de todas essas informações não estiver preservada através de sistemas de combate a invasão combinados a eficientes e disciplinados sistemas de backup em nuvem. Quando o sistema de gestão informatizado de óptica está protegido, todos ficam mais confiantes para focar no principal: o cliente.

Laboratórios e Óticas integrados

Contar com um parceiro de tecnologia para te ajudar no sucesso de sua gestão é primordial. O Grupo Acert vem se especializando a vários anos no segmento óptico, tanto na parte do varejo como na Indústria, dispondo de soluções automatizadas e otimizadas de gestão e segurança da informação, acesse:   www.grupoacert.com.br.

Grupo Acert

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