Sabemos muito bem que o dia a dia do gestor óptico não é fácil. São inúmeros detalhes que fazem toda a diferença num mercado cada vez mais competitivo.
Quanto ao cenário competitivo que enfrentamos atualmente, alguns aspectos são fundamentais para conquistar e fidelizar o cliente, entre eles a excelência no atendimento aliada a produtos e serviços com ótima relação custo x benefício.
Hoje, o mercado óptico brasileiro apresenta em curto espaço de tempo diversas novidades em produtos e serviços que exigem qualificação constante dos colaboradores e uma enorme responsabilidade em zelar pela saúde visual e, por consequência, o conforto e a estética dos consumidores finais. Não é à toa que o mercado óptico investe solidamente na sua infraestrutura de tecnologia.
Com o avanço das tecnologias no setor de T.I., podendo destacar: fornecedores de equipamentos, softwares e expansão da internet no país. Tudo isso ajuda a criar um ambiente de desenvolvimento de novas soluções integradas que visam a simplificação de processos, redução de custos operacionais e melhoria significativa na logística dos serviços.
Veja agora uma diferença entre processos manuais e automatizados, que envolve as Óticas e os Laboratórios.
Processos | Manuais | Automatizados |
Tirando as Medidas da armação | Auxílio de equipamentos menos sofisticados, auxílio de caneta e régua | Por meio de imagem fotográfica, o sistema pode tirar todas as medidas com maior precisão |
Modelo da armação | Tirar o desenho com uma caneta em formulário, ou passa a medida vertical, horizontal e diagonal maior | Utilização de Traçador, que irá gerar um arquivo contendo os raios do modelo da armação |
Gerenciamento do Receituário na Ótica | Armazena cópia do receituário em papel | Armazena cópia do receituário de forma digital/sistema de gerenciamento |
Envio da Ordem de Serviço (O.S.) da Ótica para o Laboratório | Fax, Telefone, E-mail, Skype, Moto boy. | Sistema de Pedidos Web do Laboratório, Integração do sistema da Ótica com ERP do Laboratório (B2B). Envia também o arquivo gerado pelo Traçador |
Recebimento da O.S. no Laboratório | Transcreve em um formulário para posteriormente ser digitado no ERP | Sistema ERP recebe o pedido eletronicamente, valida informações da O.S., e financeiras do cliente |
Entrada da O.S. no sistema de Cálculo das Lentes | Digitação da O.S. no sistema de Cálculo | Sistema ERP envia eletronicamente todos os dados para o sistema de Cálculo |
Sistema calcula as espessuras das lentes | O usuário ajusta Base/Bloco, espessura, aplicação de prisma para otimizar a espessura | Cálculo Automático, sem a interferência do usuário |
Equipamentos no Laboratório | Integração parcial ou nenhuma com o sistema de cálculo (LMS) | Integração total com o sistema de cálculo (LMS) |
Podemos destacar alguns fatores negativos com os processos manuais:
- Várias pessoas envolvidas em um único processo de envio e captação do pedido da Ótica para o Laboratório;
- Dependendo dos valores dos dados passados, é possível afetar na qualidade final dos óculos;
- Demora no processo de confecção dos óculos;
- Aumenta as chances de riscos de erros operacionais, dentre eles: erro na digitação do receituário e erros ao informar as medidas da armação;
- Aumenta o risco de danificação ou extravio da armação, onde a mesma por muitas vezes tem que ser encaminhada ao Laboratório;
- Aumento no prazo de entrega ao consumidor;
- Falta de transparência: muitas vezes a Ótica tem dificuldade no acompanhamento do processo de fabricação das lentes no Laboratório;
Podemos destacar vários fatores positivos com os processos automatizados:
- Maior agilidade no processo de fabricação dos Óculos;
- Maior precisão dos dados técnicos, consequentemente maior qualidade na fabricação dos óculos;
- Reduz o risco da perda das lentes durante o processo de fabricação, devido a informações incorretas;
- Maior flexibilidade entre os horários de trabalho da Ótica e do Laboratório para o recebimento do pedido/O.S. Com a integração dos sistemas, a Ótica não fica restrita ao horário comercial do setor de atendimento do Laboratório;
- O sistema ERP do Laboratório pode validar diversos tipos de erros que envolvem (receituário – lentes – armação), antes de iniciar o processo de produção;
- Maior transparência das informações e do processo fabril, onde a Ótica pode acompanhar o Status de cada etapa (surfassagem, montagem, tratamento), via sistema da Loja ou sistema Web do Laboratório;
- Redução do tempo logístico, não é necessário o envio da armação da Ótica para o Laboratório, e o mesmo pode dar início na produção de forma mais rápida e com maior precisão;
- Permite reduzir no prazo de entrega dos óculos ao consumidor
Os processos automatizados também permitem que a óptica consiga gerar relatórios comerciais segmentados para estudo do mix de produto visando vendas de maior valor agregado ao cliente. Poderosas ferramentas de Business Intelligence (B.I) auxiliam a gerar um raio x completo do negócio, visando sua lucratividade e expansão.
Com a apresentação do cenário acima, podemos concluir que os empresários do setor óptico decidiram escolher o processo automatizado como o mais eficiente para a gestão dos seus processos de venda. Como todos nós sabemos, automatização não significa necessariamente segurança, e esse aspecto tem preocupado muito os gestores atualmente.
Para focar num serviço excelente ao cliente, não basta manter seu cadastro atualizado, mas ampliar a gama dessas informações com seus costumes, preferências, medidas e históricos de compra. Quanto maior a importância desses dados, aumenta a preocupação com a segurança e a privacidade dessas informações.
Os recentes cyber-ataques que afetaram o mundo todo retomaram a discussão sobre um ambiente mais seguro quanto a segurança da informação, informação essa que vai do cadastro do seu cliente até seus dados financeiros, comerciais e estratégicos. Precisamos nos proteger contra hackers que sequestram bancos de dados em troca de resgate.
Não basta tanta tecnologia se a segurança de todas essas informações não estiver preservada através de sistemas de combate a invasão combinados a eficientes e disciplinados sistemas de backup em nuvem. Quando o sistema de gestão informatizado de óptica está protegido, todos ficam mais confiantes para focar no principal: o cliente.
Contar com um parceiro de tecnologia para te ajudar no sucesso de sua gestão é primordial. O Grupo Acert vem se especializando a vários anos no segmento óptico, tanto na parte do varejo como na Indústria, dispondo de soluções automatizadas e otimizadas de gestão e segurança da informação, acesse: www.grupoacert.com.br.